Çok şubeli kurumsal bir müşteri (gizlilik nedeniyle isim paylaşılmamaktadır)
Kurumsal Lisans Takip Uygulaması
Çok şubeli kurumların yazılım, donanım ve sektörel lisanslarını tek merkezden takip etmesini sağlayan, son kullanma tarihlerini otomatik hatırlatan yönetim uygulaması.
Çok şubeli ve çok departmanlı bir kurumun onlarca farklı lisansı (yazılım lisansları, sektörel ruhsatlar, sertifikalar, donanım garantileri) manuel olarak takip etmekte zorlandığı bir noktada geliştirdiğimiz Kurumsal Lisans Takip Uygulaması, tüm lisans envanterini tek bir merkezi sistemde toplar. Uygulama; her lisansın başlangıç ve bitiş tarihini, sorumlu departmanı, maliyetini ve yenileme koşullarını kayıt altına alır. Son kullanma tarihi yaklaşan lisanslar için otomatik e-posta ve bildirim hatırlatmaları tetiklenir, böylece kritik bir lisansın süresinin dolması nedeniyle yaşanabilecek operasyonel veya yasal riskler önceden engellenir. Rol bazlı yetkilendirme yapısı sayesinde her departman yalnızca kendi sorumluluğundaki lisansları görüntüleyip yönetebilir, üst yönetim ise tüm kurumun lisans durumunu tek bir raporlama ekranından takip edebilir. Denetim (audit) geçmişi özelliği ile hangi lisansın ne zaman yenilendiği veya güncellendiği kayıt altına alınarak uyumluluk (compliance) süreçleri de güçlendirilir.
Problem
Kurum, farklı şubelerinde ve departmanlarında kullanılan onlarca lisansı Excel tabloları ve dağınık dokümanlar üzerinden takip ediyordu. Bu durum, lisans yenileme tarihlerinin kaçırılmasına, bazı yazılımların süresi dolmuş lisanslarla kullanılmaya devam edilmesine ve denetimlerde uyumluluk sorunları yaşanmasına yol açıyordu. Sorumluluğun hangi departmanda olduğu net olmadığından, yenileme süreçleri de sık sık gecikiyordu.
Çözüm
Geliştirilen uygulama ile tüm lisans envanteri tek bir merkezi sistemde toplandı ve her lisansın sorumlu departmanı netleştirildi. Otomatik hatırlatma bildirimleri sayesinde yenileme tarihleri artık kaçırılmıyor, denetim geçmişi özelliği ile uyumluluk süreçleri belgelenebilir hale geldi. Üst yönetim, tüm kurumun lisans durumunu tek ekrandan görebilme imkanına kavuştu.
%0'a düşürüldü
Kaçırılan lisans yenileme oranı
%70 azalma
Denetim hazırlık süresi
%100
Departmanlar arası görünürlük